Diretoria da ASMP promove trabalhos de reorganização administrativa

A Associação Sergipana do Ministério Púbico-ASMP, através de sua Diretoria, trabalha sempre em busca do melhor para seus associados e do aperfeiçoamento institucional.Visando uma melhor organização do acervo documental da ASMP, foi constituído um Grupo de Trabalho, coordenado pelo Diretor de Informática, Promotor de Justiça Antônio Fortes, que entendeu necessária a contratação de um profissional  especializado na análise e catalogação de arquivos e documentos. Esse profissional contratado examinou e realizou uma triagem em todos os documentos da Associação, desde a sua fundação.

Documentos importantes para a ASMP foram catalogados, arquivos que não tinham valor jurídico nem histórico foram descartados, tudo sob a supervisão do referido Grupo de Trabalho.Com essa iniciativa, foi possível diminuir o volume de arquivos que eram desnecessários, além de organizar os documentos relevantes e úteis para a entidade de classe, facilitando sua localização e manuseio.

Para o Diretor de Informática Antônio Fortes, o trabalho foi de extrema importância,  tanto para a catalogação dos arquivos, como para a otimização do espaço:

"Logo que chegamos, percebemos que não havia um critério objetivo de separação dos documentos antigos; documentos históricos, inclusive, estavam juntos com outros sem muita importância. O primeiro livro que narra a abertura, a fundação da Associação, estava junto com outros materiais. Nós então percebemos que era imprescindível a organização plena de todo acervo documental da ASMP. Considerando essa necessidade, decidimos contratar um profissional, um arquivista com experiência em museus e documentos e estudante de secretariado. Logo após essa contratação, ele executou o serviço em dois meses e meio e conseguiu, de forma objetiva, organizar todo o acervo.  Isso nos dá eficiência em consultas, controle e uma praticidade muito grande em encontrar documentos antigos e de organizar  documentos novos. Foi uma ação muito positiva e necessária", afirmou o Coordenador do Grupo de Trabalho.

Paralelamente a esse trabalho, foram verificados os equipamentos de informática (hardware) sem utilização, encontrados nas dependências da antiga e da atual sede da ASMP.

Com a orientação de um profissional da área, esses equipamentos foram examinados, separando-se os inservíveis daqueles que ainda podiam ser utilizados. Parte deles foi devolvida ao MPSE, por integrar seu patrimônio. Os hardwares pertencentes à ASMP ainda em funcionamento deverão ser doados a outra entidade de relevância social, sem fins lucrativos. Os equipamentos inservíveis deverão receber adequado descarte, para fins de reciclagem.

Além disso, a Diretoria da ASMP autorizou a doação de revistas e livros antigos, que não vinham sendo consultados pelos associados, apenas acumulando poeira. Parte desse acervo foi doada à Biblioteca do MPSE. Os volumes mais antigos foram doados a órgãos públicos e entidades sem fins lucrativos indicados pelos associados Adélia Pessoa e Deijaniro Jonas.

Para o Presidente da Associação, Nilzir Vieira, essas medidas administrativas, aliadas à aquisição de novos armários, poderão brevemente otimizar a organização e a ambiência da sede da ASMP, eliminando caixas que permanecem amontoadas, em razão da insuficiência de espaço físico para a adequada guarda e armazenamento de materiais diversos pertencentes à entidade.

Bruna de Carvallho

ASCOM ASMP